Как организовать выставку: 10 подробных шагов

В детстве я любила рисовать, но никогда не думала, что это станет моей работой. По первому высшему образованию я горный инженер.

Но так сложились обстоятельства и судьба, что к 30 годам стала увлекаться живописью и в дальнейшем это перешло в мою профессиональную жизнь. Сейчас это вторая карьера, которую очень люблю, и я планирую развиваться в ней дальше.

Накопленный опыт помогает мне самостоятельно организовывать и проводить профессиональные выставки. Этим опытом хочу поделиться с вами.

Главный совет начинающим художникам: не бойтесь выставлять свои работы. Уверена, следуя дальнейшему плану, вы осуществите свою мечту и проведёте первую выставку.

Как рассказать о себе

Составьте резюме

Включите в него информацию о месте учёбы, о выставках с указанием времени, места, названия. Наверняка вы участвовали в групповых мероприятиях. Постоянно обновляйте резюме, добавляйте новые события, связанные с искусством, и удаляйте менее важные. Также напишите о стажировках, мастер-классах, премиях, наградах, если они есть. Добавьте ваше фото.

Напишите биографию

Коротко расскажите о себе. Буквально на полстраницы: напишите о том, кто вы, где родились, где учились. Вероятно, некоторые ваши работы находятся в частных коллекциях (даже если вы их дарили) и, возможно, в разных городах России или за рубежом. Добавьте и эту информацию.

Подготовьте буклет

Необязательный пункт, но позволяет ярко и красочно представить информацию о вас. Разместите ваше фото, фотографию одной или нескольких картин. Добавьте краткие сведения о себе, о том, что пишете, контакты, упомяните свой сайт или страницы в соцсетях. Неплохой вариант — двусторонняя листовка формата А5. Более информативная, чем визитка, к тому же недорогая.

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Заведите страницы в соцсетях

Если они есть, почаще выставляйте фото картин. Очень интересны кадры в процессе написания, на пленэре, снимки картин в интерьере. Попросите, чтобы вас сфотографировали за работой. Снимайте короткие видео.

Как создать крутой видеопост для соцсетей →

Зарегистрируйтесь на порталах для художников

Возможно, кто-то из других посетителей захочет приобрести ваши работы. Главный плюс таких сайтов — когда ваше имя будут вводить в поисковых системах, ваши картины будут среди первых ссылок в выдаче. Для размещения работ можно использовать эти сайты:

Как подготовить работы к выставке

Оформите картины

Картины нужно оформить в багеты, для акварелей лучше добавить паспарту. Не забудьте про крепления. В последнее время я перешла на холсты с галерейной натяжкой, толщиной 4 см.

Как организовать выставку: 10 подробных шаговПри галерейной натяжке края изображения заходят на торцы подрамника и оформление в багет не требуется

Убиваю несколько зайцев сразу: экономлю на оформлении (багеты стоят недёшево) и облегчаю транспортировку картин.

Рамы тяжёлые и хрупкие, их легко повредить, необходимо защищать углы специальными уголками, а если перевозим на самолёте, то считаем каждый килограмм.

А холсты с галерейной натяжкой легче и удобнее для транспортировки и упаковки. Кроме того, в современных интерьерах такие работы стильно смотрятся.

Поставьте подписи

Обязательно ставьте подпись на лицевой стороне работы. С оборотной укажите фамилию, имя, название работы, размер картины (пишется сначала высота, потом ширина), материал (например «холст/масло» или «акварель/бумага»), год. Подписывать можно углём, потом обязательно закрепите специальным спреем или лаком для волос, чтобы он не осыпался.

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Сфотографируйте картины

Лучше всего провести профессиональную съёмку. Фото хорошего качества сможете использовать для каталога, альбома, буклетов, принтов (создания копий) или при печати на одежде и аксессуарах.

Но такая съёмка стоит дорого, поэтому поначалу можно фотографировать и самостоятельно. Для съёмки работу лучше вынести на улицу и снять в тени. Потом обрезать лишнее и обработать в фоторедакторе. Следите, чтобы цвета на фото соответствовали реальным цветам на картине.

7 советов для фотографов, которые превратят новичка в профессионала →

Для хранения фото картин заведите отдельную папку на рабочем столе. Снимки можно предварительно разобрать по коллекциям — так вы сможете всегда быстро найти нужные. Для фотографий картин в интерьерах также заведите отдельную папку, как и для снимков с пленэров и своих фото за мольбертом.

Составьте список работ

Составьте список всех ваших картин в виде таблицы. Можно рассортировать по коллекциям или годам. Так вы сами поймёте, сколько у вас картин, и наведёте порядок.

В таблице укажите номер, название картины, год, размер, материал, при необходимости — стоимость, приложите фото. Я добавляю пометки к картинам, когда они проданы или размещены в коллекции.

Обязательно отмечайте картины, которые отдаёте на выставку или куда-то ещё.

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Что ещё нужно учесть при подготовке к выставке

Название

Придумайте название выставки в соответствии со стилистикой и темой картин. Отберите работы согласно концепции, чтобы вместе они смотрелись хорошо и логично. Составьте отдельный список по принципу, описанному выше, только включите в него те картины, которые хотите продемонстрировать на данной выставке. Напишите о том, как пришла идея написания картин, историю о коллекции.

Выбор площадки

Существует много возможностей выставиться бесплатно: выставочные залы, галереи, бизнес-центры, библиотеки. Задавайте вопросы по почте или телефону, заходите и знакомьтесь лично, спрашивайте, могут ли сотрудники разместить ваши работы или порекомендовать, к кому лучше обратиться. Показывайте свои картины.

Если вы в Москве, можно обратиться к руководителю проекта «Искусство на природе» Валерию Сенкевичу или в Izo Art Gallery в БЦ «Романов двор» — за небольшие деньги сможете поучаствовать в групповой или персональной выставке.

Упаковка и доставка картин

Позаботьтесь об упаковке заранее. Конечно, всё зависит от того, куда и как вы собираетесь перевозить картины.

  • Если работы оформлены в багет, защищайте углы — небольшой скол на раме может испортить весь вид.
  • Если доставляете на машине и не очень далеко, слоя пластиковой плёнки и пузырчатой упаковки будет достаточно.
  • Если перевозите на дальние расстояния, транспортные компании предлагают добавить картонную упаковку или жёсткую обрешётку.
  • При перевозке картин за границу не забудьте оформить разрешение на вывоз. В Москве этим занимается Коллегия экспертов по культурным ценностям. Стоимость для художников — 500 рублей за картину, но иногда есть возможность схитрить. Работы из одной серии можно оформить как диптих или триптих и заплатить как за одну картину.

Расположение картин

Заранее продумайте, как будут висеть ваши работы. От пола до центра картины должно быть 140–150 см. Проверьте освещение. Лучше всего использовать точечные направленные светильники. Если будете выставляться в галерее, с развешиванием вам обязательно помогут.

Пресс-релиз

Первый пресс-релиз мне помогали делать специалисты. В тексте должно быть название выставки, краткая информация о вас, о том, что будет представлено, указан адрес, продолжительность, дата открытия, телефон для связи. Дальнейшие пресс-релизы можно делать самостоятельно на примере первого.

По ссылкам — пресс-релизы для выставок «Природа гармонии» и «Проектируя эмоции».

Приглашения

Оформите приглашения на открытие выставки. Укажите название, адрес, время, номер телефона, какие ещё планируются мероприятия (я часто приглашаю друзей-певцов для выступления). И рассылайте! Это очень приятно.

Я заранее готовлю список тех, кого хочу пригласить, и отмечаю, кто согласился прийти, а кто нет. Так вы сможете приблизительно посчитать число гостей, чтобы определиться с количеством напитков и закусок для фуршета.

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Фотограф

Обязательно пригласите профессионального фотографа. Снимки с выставки сможете разместить на страницах в соцсетях и отправить гостям и друзьям. Такие фото напомнят о вас и вашем мероприятии.

Съёмка видео

Хорошее дополнение к вашему портфолио, хотя необязательное. Если всё-таки решите сделать фильм об открытии выставки, заранее обсудите с оператором, что вы хотите в нём увидеть, какие крупные планы вам важны, интервью с какими людьми. В общем, напишите сценарий вашего вечера и фильма. Когда будете подавать заявку на следующую выставку, не забудьте прикрепить ссылку на него.

Ваш образ

Продумайте свой внешний вид в соответствии с концепцией выставки и местом её проведения. При необходимости обратитесь к стилисту, который позаботится о причёске и макияже. Такие детали помогут вам создать цельный образ, который точно запомнится гостям и будет ещё долго радовать вас на фотографиях.

Вступительная речь и общение с гостями

Поприветствуйте гостей, кратко расскажите о картинах. Не забудьте поблагодарить людей, которые к вам пришли. Уделите внимание каждому гостю, ходите по залу, знакомьтесь, общайтесь, узнавайте, откуда человек узнал о вашем мероприятии. И обязательно наслаждайтесь вашим вечером!

Фуршет

Конечно, можно обойтись без него, но обычно гости приходят на мероприятие после работы, и стакан воды или бокал шампанского не помешает. Всё зависит от вашего бюджета, можно добавить выпечку и закуски. Гости оценят такие знаки внимания.

Закрытие

Проводится по желанию. Можно пригласить тех, кто не попал на открытие.

Конечно, организация первой выставки — волнительное и непростое мероприятие, но вместе с тем это выход на новый уровень профессионального развития.

Подумайте, где бы вы хотели видеть свои картины, рассказывайте о своих планах друзьям, спрашивайте совета у людей, связанных с искусством, отправляйте резюме. В общем, стучитесь во все двери и показывайте своё творчество.

И тогда первая выставка станет началом череды увлекательных мероприятий, которые откроют новые грани вашего таланта и подарят много удивительных знакомств и открытий. Удачи вам!

Источник: https://Lifehacker.ru/kak-organizovat-pervuyu-vystavku/

Как провести выставку без крупного бюджета и победить

13 июля 2017 г.

Сделаем маленькую выставку запоминающейся.

Многие небольшие компании не знают, как организовать качественную выставку без крупного бюджета, и прикрывают свои неудачи недостатком финансовых ресурсов и маленькими стендами.

Конечно, делать выставки намного проще с набитым кошельком, чем с пустым, но успех выставки зависит в большей степени от вашей способности правильно подбирать инструменты, критически рассматривать ваши цели и делать умные маркетинговые ходы. Их мы сегодня и рассмотрим.

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Будьте в игре.

Разумеется, каждый участник выставки хочет эффективно потратить каждый рубль, вложенный в подготовку и неправильно распределять статьи расходов – подобно самоубийству.

Даже 10-процентное сокращение бюджета для небольшой программы может означать её гибель, в то время как большие компании страдают от этого не так серьёзно.

Кроме того, в отличие от крупных компаний, которые могут позволить себе участие во множестве крупных международных выставок, маленькие фирмы должны тщательно обдумывать целесообразность своего участия и планировать свои расходы.

Читайте также:  Бизнес на колесах: 8 шагов для открытия и 5 идей

Подобные стратегические решения принимаются в корпоративных конференц-залах, а не на выставке. Поэтому, если хотите, чтобы ваш небольшой бизнес процветал, вы должны включиться в игру – обладать правом принятия решений или хотя бы влиянием, представлять интересы компании на шоу и держать под контролем маркетинг.

Необходимо развивать стратегии и их понимание, развивать продукт, продвижение на рынке, конкурентные преимущества, циклы продаж и т. д. Затем определите, кто ваши клиенты, чего они хотят, и какие отношения у вас с ними установлены.

Далее, проведите анализ расходов, демографические аспекты, наличие покупательской способности, дополнительные возможности шоу, в которых вы планируете участвовать.

Лучший способ суммировать эту информацию – ежегодные доклады о каждой вашей выставке и их результаты: количество привлечённых клиентов, совершённых продаж, упоминания в СМИ, итоги работы с посетителями до и после шоу.

Сделайте анализ затрат и прогнозы, благодаря которым, вы можете скорректировать расходы для ваших корпоративных целей. Подумайте, стоит ли вам принимать участие в шоу, возможно есть другие мене затратные формы встречи с потенциальными покупателями.

Вооружившись этой информацией, найдите способ стратегически представить результаты исследований вместе с рекомендациями для внутренних служб вашей компании.

Со временем этот подход поможет вам стать экспертом в выставочном маркетинге и получать информацию для улучшения вашей работы в будущем.

Как только пойдёт процесс принятия решений, а заинтересованные стороны проникнутся доверием, попросите их включить вас в управление процессами, влияющими на вашу программу.

Переоцените подход к выбору выставки и бюджету.

Как только у вас появится влияние, можно предпринять важные шаги к улучшению программы. Первое – применять аналитику. Не позволяйте хвосту управлять собакой. Доводы «все наши конкуренты будут на этой выставке» не значат, что и вам нужно быть на этой выставке.

Спросите себя: «Что мы получим от участия на выставке в этот момент?». Возможно, есть смысл не выставляться, а стать спикером или зарегистрироваться в качестве посетителя и в этом качестве налаживать связи.

Наконец, спросите себя: «Если мы в этом году не будем участвовать в выставке, то сможем ли добиться поставленных целей другими средствами?»

Чтобы ответить на эти вопросы, используйте результаты ваших исследований: приблизительное количество участников, стоимость каждого лида, общая стоимость мероприятий, оценка стендов, дополнительные выгоды, непредвиденные недостатки.

Если вы не успели собрать информацию и не можете сравнить мероприятия между собой, воспользуйтесь сервисом Protoplan: в нашей базе есть информация по выставкам в России и за рубежом, статистика по ним, стоимость услуг.

Кроме того, вы можете сравнивать выставки между собой и выбрать наиболее подходящее вам шоу.

В результате анализа вы можете обнаружить, что шоу, которые вы ранее считали обязательными для презентации, могут быть заменены другими событиями с похожей аудиторией, но с меньшей стоимостью.

Или вы можете определить, что, несмотря на отсутствие участников целевого рынка, конкретное шоу предлагает больше возможностей для презентации вашей компании, чем любое другое привычное мероприятие.

После того как вы составите список мероприятий, в которых есть смысл принимать участие, привлеките к нему заинтересованные стороны. Представьте ваши изыскания по каждому шоу вместе с вашими рекомендациями по поводу будущего участия. Затем попросите ваших партнёров взвесить все за и против.

Это поможет вам зарекомендовать себя как надёжный источник информации, дать руководству неоспоримые факты о преимуществах и инвестициях, распределить ответственность за выбор шоу, фокус и общие расходы по направлениям.

После утверждения календаря выставок сосредоточьте внимание на затраты по каждому пункту. Даже похожие выставки не являются одинаковыми по объёму расходов, поэтому важно различать расходы на них. Обратите внимание и на то, что участники на похожих шоу тоже могут различаться.

Одно шоу может привлечь ценных участников, которые не принимают участие в полевых продажах. Между тем на другое мероприятие эти участники могут совсем не прийти, но привлечь огромное количество ключевых игроков отрасли, которые помогут распространить информацию о вашей компании за пределами шоу.

Как видите, к каждому шоу должен быть индивидуальный подход.

Есть смысл и в продумывании маркетинговых схем для каждого события. Вы можете приглашать потенциальных клиентов на встречи перед выставкой или приглашать их к своему стенду подарками или приятными сообщениями, с учётом их интересов. Сумма на каждый из этих подходов зависит от события.

Итог: аккуратно выбирайте мероприятия, а затем тщательно распределите свои расходы в соответствии с целями на участие в каждом шоу.

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Найдите свою тактику.

Если вы правильно определились с шоу и правильно распределили бюджет, вам всё равно нужно продумать тактику и приёмы для дальнейших действий.

Программа спикеров – приём, когда создаётся специальная программа, в рамках которой специалисты и руководители вашей компании предлагают образовательные сессии на отраслевых выставках.

Это позволяет презентовать вашу компанию как лидера мнений среди похожих участников. Вы можете сделать таблички с приглашением к получению дополнительной информации после шоу или следить за вашим блогом.

Спикер-программы помогают создать массовое представление о вас и собрать потенциальных клиентов за минимальное количество времени. Важно отметить, что организаторы площадок иногда запрещают спикерам упоминать название их продуктов и решений во время выступления.

Но на деле это создаёт эффективную среду для вашего понимания проблем клиентов и позиционирования ваших докладчиков как экспертов в области.

Спонсорство. Тщательно разработанное, запоминающееся спонсорство даёт высокую ценность для посетителей и может генерировать даже больше признания, чем крупные международные выставки. Тем не менее, чаще всего у наиболее заметных спонсоров одинаково высокие ценники, которые более мелкие участники не могут себе позволить.

Определите концепции спонсорства, которые бы подошли вашей целевой аудитории. Затем поговорите с менеджментом шоу, чтобы определить цену за ваши персональные усилия. Поэтому старайтесь развивать рабочие отношения с представителями выставочного менеджмента.

Многие из них помогут вам в создании новых концепций до тех пор, пока это сотрудничество будет выгодным и для вас, и для них.

Активизация за пределами выставки. У вас может быть крошечный стенд на выставке, но кто вам запрещает задействовать площадки за пределами выставочного центра? Некая компания по дезинсекции кроватей участвовала в небольшой выставке, но эта компания получила разрешение от властей города на пикет в районе за пределами площадки.

Там сотрудники компании несли шутливые знаки о правах кроватных клопов и выступали против этой компании по дезинсекции. Каждый прохожий видел название компании и уходил в приподнятом настроении.

Эта стратегия не стоила фирме почти ничего, кроме затрат на плакаты, получение разрешения и нескольких временных сотрудников, выступивших в роли протестующих.

Частные ужины – ещё один приём, который можно использовать за пределами выставки. Большие бренды часто проводят акции для сотен людей, которые не всегда запоминаются.

Почему бы не рассмотреть идею ужина для ваших клиентов, на который они бы были приглашены лично. Подобные ужины дают ценное время для качественного развития отношений с клиентами, которое было бы нереально в формате выставки.

Стоит отметить, что эти ужины направлены именно на развитие отношений, а не для продаж.

Предварительные промоакции могут быть чрезвычайно успешными, поскольку посетители ещё не видели ни стенды крупных компаний, ни мелких.

Кроме того, с помощью предварительных акций вы можете сегментировать аудиторию: если вам нужны VIP-клиенты, то организуйте мероприятия для VIP-персон. Сделайте им персональное предложение для посещения выставки.

Известно, что большие игроки стараются сделать промо-мероприятия массовыми, и как мы уже говорили, менее запоминающимися. Поэтому есть смысл делать рекламные акции более узконаправленными.

Работа с прессой и лидерами мнений. Когда вы собираетесь работать с VIP-персонами, всегда приглашайте СМИ. Лишь некоторые компании уделяют им должное внимание. Чаще всего представители прессы остаются в тени. Измените это.

В конце концов, упоминание о вас и вашем продукте в хорошо читаемых изданиях может дать вам больше признания, чем только участие в шоу. Поэтому мы советуем тщательно подойти к выбору СМИ и дать им поистине королевские почести.

Исследуйте их публикации или онлайн-форумы, узнайте их слабые места и донесите до них преимущества использования вашего продукта. Точная обработка и придание VIP-статуса может превратить вас из маленького экспонента в значимого игрока.

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Используйте неизведанные пути.

Нестандартные подходы могут сыграть вам на руку. К их числу можно отнести кросс-рекламу. Заручитесь поддержкой своих друзей.

Конечно, некоторые выставки запрещают продвижение посторонних участников, но совместное выступление и кросс-реклама могут генерировать большую осведомлённость, чем работа в одиночку.

Подумайте о том, чтобы поделиться пространством стенда или спонсорством с фирмами – партнёрами или разработать совместную рекламную тактику, во время которой посетители получают специальный подарок при посещении нескольких стендов.

Бартер и торговля. Изучите методы обмена и размещения товаров, чтобы сократить расходы и повысить уровень осведомлённости.

Однажды в обмен на рекламу, поставщик стеклоочистительных изделий предлагал свои товары экспонентам, торгующим специальным стеклом.

Экспоненты не волновались о чистоте стёкол на протяжении всего шоу, а поставщик чистящих средств пользовался повышенным вниманием на выставочном этаже.

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Выбор нестандартных сообщений — рассмотрите атипичные места, где вы можете выставить свои сообщения. Проанализируйте, где находится выставка и спланируйте пути передвижения посетителей, внимательно ознакомьтесь с отелями и площадками.

Возможно, вы могли бы использовать такси, автобусные вывески, рекламные акции Uber, специализированные меню для напитков в баре отеля и т. д., чтобы привлечь внимание за небольшую стоимость на традиционное спонсорство.

Опять же, некоторые шоу запрещают продвижение в этих местах, но всё же стоит потратить время на изучение ваших возможностей.

Использование персонала – ещё одна нестандартная платформа для продвижения. С того момента, как ваши сотрудники покидают свои гостиничные номера, они могут стать вашей рекламной возможностью.

Читайте также:  Сроки сдачи бухгалтерской отчетности: нюансы

Допустим, вы участвуете в выставке Продэкспо и представляете компанию по поставке фруктов. Оденьте ваших сотрудников в одежду с яркими фруктовыми принтами или сделайте необычную причёску сотруднице с использованием фигур фруктов.

Это скорее всего повысит интерес к представителям компании и станет поводом для нужных вам бесед.

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Как вы можете видеть, сокращение расходов может и не привести к плачевным результатам. Фактически маленькие компании даже пользуются преимуществом, если использовать умные приёмы.

Если вы тщательно выбираете ваши инструменты, оцениваете шоу, а затем точно наносите свои маркетинговые удары, когда их меньше всего ожидают, вы можете опередить даже гигантов в привлечении клиентов и росте продаж и осведомлённости о ваших продуктах. Не забывайте выбирать надёжных помощников.

В частности, Protoplan! Мы вам поможем собрать информацию о нужных выставках и бесплатно создать всегда верный план подготовки к мероприятию, не упустив ни одной важной детали!

Источник: https://ProtoPlan.pro/ru/blog/kak-provesti-vystavku-bez-krupnogo-byudzheta-i-pobedit

Выставка: как организовать и как на этом заработать

Я постоянно пишу о различных рукоделиях и других видах заработка, не приносящих больших прибылей.

Как начать зарабатывать больше, выйти на другой уровень? Как почувствовать себя не просто надомницей, целыми днями кропотливо выполняющей работу для небольшой кучки знакомых, но и творческой востребованной личностью, получающей дорогие заказы? Один из самых простых и действенных вариантов — это организация выставки.

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Выставка: как организовать и как на этом заработать

 Любой предприниматель постоянно озабочен такими вопросами, как реклама, формирование положительного образа фирмы и стимулирование продаж, как оптовых, так и розничных. Чтобы выйти на порог эффективности, требуются значительные денежные, человеческие и временные ресурсы.

Организовав выставку, вы получаете возможность одновременно воспользоваться всеми вышеперечисленными инструментами маркетинга среди специально собранной целевой аудитории потенциальных клиентов.

То есть на выставке вы и формируете образ своей фирмы и рекламируете товар и продаете его.

Как организовать выставку, привлечь посетителей, окупить расходы и получить прибыль

В первую очередь определимся с тем, что выставки бывают разные:

  1. Ради продаж (сделал, продал, пропил). Во многих городах уже есть регулярные выставки хендмейдщиков (handmade — ручная работа). Если у вас такого нет, то можно договориться с городской администрацией, другими мастерами и ежемесячно (или еженедельно) в определенном месте проводить такие выставки-ярмарки. Вход само собой бесплатный.
  2. Ради показухи, то есть классическая выставка, например, как выставка цветов в Ижевске. Оплата аренды и прочих расходов с входных билетов. Эти мероприятия не из дешевых и требуют серьезной организации, поэтому проводятся 1-2 раза в год.
  3. «Покажи себя сам». Это обычно не персональная выставка, а участие в большой городской, отраслевой или региональной выставке. Быстрых денег она не принесет. Ее плюс в том, что большую часть расходов оплачивает государство, но чтобы получить результат, нужно учитывать немало тонкостей, поэтому данной теме будет посвящена отдельная статья.

Организация выставки включает несколько пунктов, известных как «Правило 4 П»:

  1. Планирование выставки.
  2. Привлечение посетителей.
  3. Персонал.
  4. Получение и анализ результатов.

Планирование выставки

Чтобы правильно организовать выставку и в конечном итоге получить максимальный результат, сначала нужно решить: с какими целями мы ее организуем? Список может быть примерно таким:

  • Поиск клиентов – вам же нужны новые заказчики?
  • Поиск партнеров – оптовые покупатели, поставщики сырья, рекламные компании и пр.
  • Поиск наемных работников – вы же намерены расширить свой бизнес?
  • Поиск единомышленников – людей, с которыми у вас есть общие интересы, которых волнуют те же проблемы.
  • Формирование положительного имиджа фирмы.
  • Реклама бренда – вы успели его придумать?
  • Окупить расходы на организацию мероприятия и получить прибыль.

Организация выставки

Организаторы. В первую очередь нужно решить вопрос с организаторами выставки. Вы будете заниматься с этим в одиночку, привлечете городские или районные власти или найдете партнеров? Сразу оговорите, кто чем будет заниматься, а также финансовые вопросы, и если это не ваши родственники, то заключите письменный договор.

Помещение. Второй вопрос, это поиски места. Они зависят от размеров планируемой выставки, ее направления и даже времени года, ведь летом многое можно делать просто под открытым небом.

Сейчас большинство музеев организует различные временные выставки, поэтому если вы занимаетесь рукоделиями или народными промыслами, то можно договориться с ними.

Вполне приличную экспозицию можно организовать в холле гостиницы, в доме культуры или в новом торговом центре, где еще не все площади сданы в аренду.

В общем-то, сейчас в любом городе достаточно свободных помещений, которые снимают, то под распродажи обуви, то под ярмарки меховых изделий.

Исполнители. Кто-то должен будет привести помещение в порядок, установить (а потом разобрать) стенды, разложить экспозицию и поддерживать ее в течение всей выставки. В больших городах этим занимаются специальные фирмы, если у вас в городе такой нет или у вас нет на это денег, то придется все делать своими силами, привлекая друзей и родственников.

Реклама. Сейчас проспекты, листовки и буклеты вам распечатает любая типография. Позаботьтесь о том, чтобы там была вся необходимая информация для тех, кто захочет найти вас после выставки. Не шикуйте, небольшой яркий листок с основной информацией – это все что вам нужно! Кроме того придется потратиться на рекламу, которая привлечет посетителей на выставку.

Примерно за месяц в городских газетах и на местном телевидении должны появиться яркие объявления. На улицах также потребуется повесить афиши. Еще нужно раздавать листовки в людных местах и дать рекламу в интернете. В сети лучше всего работают статьи и сообщения на тематических страницах, опять же тематических сайтов, форумах и в соцсетях, а также рассылка и контекстная реклама.

Размещение экспозиции. Создавая экспозицию, постоянно задавайте вопрос: для кого я это делаю? Ведь, во-первых, выставка должна быть интересна для всех посетителей, то есть для людей далеких от того чем вы занимаетесь. Ведь довольные посетители – это бесплатная реклама мероприятия.

Во-вторых, она должна быть такой, чтобы людям захотелось купить вашу продукцию. В-третьих, оптовики и потенциальные партнеры должны иметь возможность быстро получить всю необходимую им информацию, а вы также быстро должны получить информацию о них.

Поэтому персонал нужно заранее научить, кому что говорить, какую информацию предоставлять, и какую спрашивать.

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Пример интересной экспозиции

Интересный вариант заинтересовать посетителей – проведение мастер-классов. Выделите место для умельца, который на глазах у посетителей будет создавать какие-то вещи, а заодно и учить всех желающих каким-нибудь нехитрым приемам.

Не забудьте сделать стенд для детей. Не важно, что это будет, кроме вашей продукции — заводная железная дорога или клетка с попугаями, но детям должно быть интересно. Это один из хороших стимулов для посетителей рассказывать своим знакомым о вашей выставке и советовать на ней побывать.

Как заработать на выставке

  1. Продажа входных билетов. Самый простой вариант, но он не сработает, если всю вашу экспозицию можно обойти за пару минут. Люди должны понимать, за что отдают свои деньги.
  2. Продажа своих изделий.

    Позаботьтесь, чтобы к началу выставки у вас был хороший запас товара на продажу, в том числе недорогих сувениров, которые любят покупать посетители на память о том, где побывали. И, конечно, должно быть что-то забавное для детей.

  3. Сдача в аренду части помещения. Если помещение для вас велико, то часть его можно сдать, самый оптимальный вариант – сетевые компании (МЛМ).

    Эти организации нежно любят большие скопища людей, которые никуда не торопятся. Кроме того, они имеют опыт в подобной работе, поэтому их стенды и персонал будут выглядеть вполне презентабельно.

  4. Если условия позволяют, можно организовать что-то вроде буфета – витрину, кофемашину и три столика.
  5. Викторины, конкурсы, лотерея и пр.

    Вот один из вариантов, найденных мной в интернете: у стендов свободно распространяют рекламные материалы, и озвучивается SMS-викторина, по условиям которой нужно ответить на 10 платных (отправка SMS-сообщений) вопросов. В конце каждого часа между правильно ответившими разыгрываются ценные призы.

    Механизм следующий – 50% стоимости SMS-сообщения идет оператору, ещё 25% — контент-провайдеру, обеспечивающему обработку сообщений, и последние 25% возвращаются к организаторам викторины. Получается, что посетители не только с удовольствием разбирают проспекты, но и платят деньги за то, что внимательно их читают.

Анализ работы

После окончания выставки нужно разобрать экспозицию, подсчитать доходы и расходы, рассчитаться с персоналом, но самое главное – начать работать с той информацией, которую вы получили в ходе выставки. Это нужно сделать сразу, поэтому поручите все остальные дела помощникам, а сами принимайтесь за контакты.

Вообще получение контактов, это одна из важнейших функций выставки. Так что изначально настраивайте персонал на то, что во время работы выставки они должны получить как можно большее количество контактов. То есть их задача не только улыбаться и раздавать буклеты, но и убедить потенциальных клиентов или партнеров оставить свои координаты: телефон, емайл, визитку и пр.

После выставки нужно будет сесть и плотно поработать с каждым из них. Разошлите всем посетителям, оставившим о себе сведения, письма со словами благодарности за проявленный интерес к вашей экспозиции.

Эти письма лучше приготовить заранее, еще в ходе подготовки к выставке. Затем пообещайте в течение недели связаться с посетителем.

Если вы хотите, чтобы посетитель запомнил вашу фирму, нужно в течение 48 часов после закрытия выставки отправить ему письмо.

Проделав эту работу можно заняться собственно анализом результатов выставки: что получилось, а что нет, стоит ли проводить подобные мероприятия регулярно, как долго и как часто? Выслушайте персонал, партнеров и просто посетителей.

Спросите их, как организовать выставку в следующий раз. Это поможет в будущем все сделать гораздо лучше. Кто знает, возможно, ваша выставка станет традиционной и превратится в одно из самых значимых ежегодных событий вашего города.

P.S. Советую почитать: «Бизнес для женщин – прокат детских вещей».

Источник: http://dengiledi.ru/vystavka-kak-organizovat-i-kak-na-etom-zarabotat.html

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

  • Есть очень и очень много рекламных инструментов по продвижению услуг и товаров.
  • Взять во внимание любой, а особенно задействовать за 1 раз очень не просто, да и не всегда необходимо.
  • Есть единственный метод коммуникации, который соединяет в себе одновременно несколько инструментов продвижения.
  • И это привычные для большинства выставки.
  • Не обращая внимания на то, что уже большинство бизнесменов оценили эффект от их проведения, некоторые все еще боятся принимать участие в подобного рода мероприятиях.
  • И первоочередно связано это с незнанием и непониманием организации всего процесса.
  • Если у вас есть желание знать, как организовать выставку и получить от нее самый большой результат, то продолжайте читать данную статью.

Что такое выставка и для чего она необходима?

Выставка — это одна из основных рекламных коммуникаций, включающая в себя очень много вариантов продвижения, которые проводятся в одно время:

  • презентация товара или услуги;
  • проба (если понадобится);
  • сэмплинг;
  • соревнования.

Что в конце концов получает бизнесмен, осмелившись участвовать в выставке:

  • общение с возможными покупателями или пользователями;
  • изучение соперников и сопоставление себя с ними;
  • развитие положительного имиджа собственной компании;
  • получение новых заказов и беседы о заключении будущих договоров на поставки.

Подобным образом, принимая участие в подобного рода мероприятиях, предприятие получает прекрасную возможность не просто проанализировать предположительный рынок сбыта, и показать себя в лучшем свете, но и сразу по результатам работы провести работу над погрешностями — сделать лучше качество товаров, нанять более профессиональный штат сотрудников, заняться более энергичной рекламой.

  Криптовалюта litecoin (лайткоин)

Самые распространённые франшизы: 9 предлагаемых компаний

Недостатки и превосходства выставки

Выставка — это достаточно своеобразный рекламный инструмент, который имеет собственные недостатки и превосходства.

Начинаем с прелестных моментов:

  • организаторы применяют только высококачественную и масштабную рекламу;
  • на выставку в основном приходит на самом деле заинтересованная аудитория;
  • участие в таком мероприятии позволяет бизнесмену установить новые связи со здешними властями, иными фирмами, которые могут быть поставщиками сырья, маркетинговыми компаниями;
  • поддержание имиджа собственного предприятия.

Но на ряду с хорошими качествами, существуют и плохие качества:

  • большая цена участия;
  • продолжительное время подготовки;
  • дорогостоящее оформление выставочного стенда;
  • антропогенный фактор (на выставку стоит отправлять только выверенных и подготовленных служащих рекламного отдела).

Как организовать выставку: по-шаговый процесс

Чтобы организовать выставку, нужно сделать много работы. Западные эксперты отмечают, что на подготовку стоит расходовать около одного года, наши сограждане согласны, что полугода будет очень достаточно.

Сам процесс по участию в выставке будет состоять из нескольких стадий.

Вот ключевые из них:

  1. Подбор подходящей выставки
  2. Составление проекта действий
  3. Подбор и подготовка служащих, которые будут дарить товар
  4. Планирование бюджета
  5. Подбор образцов
  6. Разработка раздаточного материала
  7. Оформление выставочного центра
  8. Установочные работы
  9. Прямое участие
  10. Подведение итогов

На любом из этапов подробно нужно остановиться.

Подбор выставки и подача заявки на участие

  1. Рекламный отдел предприятия должен регулярно искать и изучать информацию про то, где, когда и какие выставки будут организованы.

  2. Если например вы новичок в аналогичных мероприятиях, то, первым делом, посмотрите на специальные выставки, которые проводятся у вас в регионе.

  3. Если в ближние полгода нет ничего подходящего, то тогда необходимо рассмотреть вариант экспозиций, на каких себя могут выявить изготовители разных товарных групп.

  4. На что нужно смотреть при подборе выставки:
  • стилистика;
  • кол-во участников;
  • потенциальная аудитория;
  • способы продвижения выставки;
  • претензии к выставочным стендам участников;
  • цена участия.

Подача заявки и исполнение выплаты за участие обуславливается от масштаба ее проведения:

  • на региональном уровне — нужно обратиться прямо к организатору;
  • на федеральном — подыскать посредников.

Также заблаговременно подготовьте все документы, потому что некоторые экспоцентры предъявляют твёрдые требования и проводят подробный отбор фирм-участников.

Как запатентовать наименование: подробная инструкция

Планирование выставки

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

  • Организовать выставку не выйдет без щепетильного планирования.
  • Первоочередно, вы обязаны разработать календарный рабочий план, высчитать бюджет, чтобы понимать сколько наличных средств вы можем вложить в подобный вариант рекламы, и приготовить служащих.
  • Также на данном шаге определитесь с главными целями участия в таком мероприятии и сфокусироваться на них.
  • Стратегическими заданиями будут:
  • повышение объем продаж;
  • привлечение новых потребителей;
  • маркетинговое исследование;
  • оценка деятельности соперников и изучение их потенциальной аудитории;
  • поиск новых связей;
  • ведение предварительных переговоров с возможными клиентами.

Тактические задания заключаются в следующем:

  • обозначение размеров стенда;
  • подбор образцов;
  • оформление выставочного стенда;
  • поиск подходящего места под установку стенда в экспоцентре.

Выбор служащих, которые будут трудится на выставке

  1. Если директор или хозяин бизнеса заинтересован в его развитии, то его наличие на выставке считается просто обязательным.
  2. Самое первое, можно своими глазами увидеть возможный рынок сбыта, второе, завести деловые знакомства.

  3. Что же касается, штата, который должен конкретно отвечать за то, чтобы организовать выставку, то он будет относиться к отделу сбыта или маркетинга.

  4. На выставку стоит отправлять профессионалов собственного дела, которые:
  • «от» и «до» знают подобранные товары,
  • владеют хорошими коммуникативными способностями;
  • смогут реализовать товар и описать его позитивные свойства.

  Есхн — единый сельскохозяйственный налог, как вариант уплаты налогов.

Также у стенда должны быть руководитель производства, начотдела маркетинга или сбыта.

Что такое воронка продаж: как ее выстроить?

Планирование бюджета

В бюджет организации выставки обязаны входить подобные публикации затрат:

  • вклад за участие и аренду места в экспоцентре;
  • цена выставочного стенда (оформление, перевозка, монтаж);
  • цена образцов;
  • подготовка раздаточного материала;
  • издержки поездку и проживание служащих;
  • издержки на форс-мажор.

Подбор образцов товара

Источник: http://gde-vzyatkredit.ru/voprosy-i-otvety/kak-organizovat-vystavku-10-podrobnyh-shagov.html

Подготовиться к выставке

Если за подготовку к выставочному мероприятию отвечает человек, не имеющий опыта в вопросе, как подготовиться к выставке, то все допущенные промахи неизбежно проявляются во время самого мероприятия. Если основные пункты подготовки может выполнить человек без специального образования, то список мелочей, которые необходимы для выездной деятельности, могут подсказать только профессионалы.

  1. Полиграфическая продукция. Часто новички не в состоянии правильно рассчитать необходимое количество буклетов, листовок, анкет, сувениров. Часто расход информационных и рекламных материалов зависит от спонтанных факторов. Именно поэтому опытный стендист всегда имеет при себе электронные версии всей необходимой полиграфической продукции и адрес ближайшей типографии, которая при необходимости примет заказ со срочным исполнением. Если есть возможность доставить буклеты и каталоги из офиса, то именно так и стоит поступить, когда информационные материалы начинают заканчиваться. Аналогичным образом стоило позаботиться о наличии необходимого количества промопродукции (папки, пакеты, подарки с изображением бренда).
  2. Все, что нужно для работы с посетителями стенда. Для работы с целевой аудиторией понадобятся анкеты, опросные листы, ручки, карандаши, скрепки, файлы, скобы и антистеплер, также стоит иметь при себе ножницы и скотч.
  3. Все необходимые документы. С собой необходимо иметь договоры на свет, воду и прочую инфраструктуру на стенде, также необходим договор аренды выставочного места. Все документы рекомендуется иметь как в оригинале, так и в виде копий, аналогичным образом поступают с оплаченными счетами.
  4. Командировочные удостоверения, пропуск на стояку транспорта, приглашения на выставку и пропуски на выставку для сотрудников. Также необходимо иметь документы на ввоз/вывоз выставочных экземпляров продукции, именные бэйджи.
  5. Ноутбук и информационные носители (диски, флешкарты), камера, фотоаппарат, диктофон, калькулятор.
  6. Принтер с расходниками к нему.
  7. Техника для демонстрации рекламных роликов и презентаций – экран и оборудование к нему, как вариант, может присутствовать проектор с оборудованием
  8. Фонарик и батарейки к нему.
  9. Электрический чайник, посуда, сладости и напитки.
  10. Удлинитель.
  11. Зеркало, мешки для мусора.
  12. Аптечку со стандартным набором средств от желудочных расстройств, аллергии, головной боли и пр.
  13. Нитка с иглой и фирменная одежда.
  14. Навесной замок.

Для того чтобы ориентироваться не только на выставке, но и в незнакомом городе, нужно иметь план выставочного центра с указанием мест расположения стендов и карту города.

Также по приезду на выставку необходимо узнать такие вещи первой необходимости: где расположен гардероб и медпункт, администрация, кафе, туалеты, пункт обмена валют, ресторан, камера хранения, а также место расположения городского телефона и факса.

Также в любом выставочном комплексе всегда есть возможность дать радиообъявление.

Обязанности персонала на выставках

Чтобы персонал знал, как подготовиться к выставке до ее открытия, проводится подробный инструктаж. Вообще, на самой выставке все должны быть на местах за полчаса до открытия и решать все накопившиеся вопросы – собираться на стенде во время выставки не стоит, исключением являются только экстренные случаи.

До начала работы выставки необходимо проверить работоспособность оборудования – если в технике имеются неполадки, которые часто являются следствием небрежной транспортировки, то до начала мероприятия будет время на ремонтные работы.

Состояние выставочного и демонстрационного оборудования нужно проверять ежедневно, также нужно отслеживать наличие полиграфической и промопродукции на стенде.

Желательно, чтобы на стенде присутствовали технолог и/или конструктор.

При любой подготовке стендист будет не в состоянии ответить на узкоспециализированные вопросы, особенно это касается конструкции оборудования и технологических процессов, в которых техника может использоваться.

Если нет возможности укомплектовать команду такими специалистами, стоит обеспечить прямой канал связи – проще все это сделать через интернет, воспользовавшись программой он-лайн разговоров.

Вообще, что касается работы персонала, то менеджер должен следить не только за качеством их работы, но и за выполнением графика смены работников.

Чтобы выставка прошла успешно, стендисты должны не только пройти грамотную подготовку, но и быть заинтересованными в результате своей работы.

Именно потому, что от качества работы стендистов зависит 60% успешности мероприятия, необходимо заранее проработать систему мотивации работников, которые будут находиться на стенде, и донести эту систему до стендистов.

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.

Источник: https://www.expocentr.ru/ru/articles-of-exhibitions/kak-podgotovitsya-k-vystavke/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector